Im Notfall und in Krisenzeiten ist ein sofortiger Zugriff auf Verträge entscheidend, um schnell auf veränderte Umstände reagieren zu können – denn Verträge sind das Rückgrat der rechtlichen und finanziellen Struktur eines Unternehmens und definieren die Beziehungen zu Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern und anderen Geschäftspartnern. Ein effektives Vertragsmanagement hilft Unternehmen nicht nur dabei, die finanzielle und operative Leistung eines Unternehmens zu maximieren und das Risiko zu minimieren, sondern legt auch den Grundstein für ein gutes Vorsorgemanagement. Denn im Notfall können ein schneller Zugriff und ein tiefes Verständnis über den Inhalt und die Art von Verträgen für Unternehmensnachfolger oder Vertreter über den Erfolg entscheiden.

Im Beitrag unseres Mitgliedes white ip | Patent & Legal GmbH erfahren Sie, warum der Zugang zu den relevanten Informationen so wichtig ist und warum Sie die Aktualität und Anpassung von Verträgen im Rahmen des Vorsorgemanagements und der Unternehmensübergabe sicherstellen sollten.

Warum ist ein rascher Zugang zu Verträgen und die Kenntnis der Inhalte konkret wichtig?

Sicherung der Kontinuität des Geschäftsbetriebs und Risikomanagement

Nachfolger müssen die aktuellen Verpflichtungen und Rechte des Unternehmens verstehen, um den Geschäftsbetrieb nahtlos fortsetzen zu können. Denn Verträge bieten Einblicke und wichtige Informationen zu Lieferbedingungen, Zahlungsfristen, Leistungsspezifikationen und andere operative Details. Ein sofortiger Zugriff ermöglicht es dem Nachfolger, Risiken zu bewerten und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

Nehmen wir an, ein Unternehmer hat mit einem wichtigen Lieferanten einen langfristigen Vertrag abgeschlossen. Dieser Vertrag enthält detaillierte Spezifikationen der Komponenten, Lieferzeiten und Zahlungsbedingungen. Ein Nachfolger muss sofort in der Lage sein, diese Informationen zu verstehen und zu handhaben, um Versorgungsengpässe zu vermeiden und die Beziehung zum Lieferanten aufrechtzuerhalten. Sollte der Vertrag beispielsweise spezielle Kündigungsrechte, strenge Gewährleistungsverpflichtungen oder Preisanpassungsmechanismen enthalten, muss der Nachfolger darauf vorbereitet sein, entsprechend zu agieren, Verhandlungen zur Anpassung dieser Bedingungen anzustoßen oder alternative Lieferanten zu evaluieren.

Strategische Entscheidungsfindung

Die vollständige Kenntnis bestehender Vertragsverhältnisse ist ein unverzichtbares Element im Rahmen der strategischen Unternehmensführung, besonders wenn es um signifikante Unternehmensereignisse wie Expansion, Restrukturierung oder die Veräußerung von Unternehmensteilen geht. Diese Kenntnis ermöglicht es, fundierte Entscheidungen zu treffen, die nicht nur die finanzielle Gesundheit des Unternehmens sichern, sondern auch seine Marktposition stärken und die Weichen für zukünftiges Wachstum stellen.

Compliance

Unternehmensinhaber stehen in der Verantwortung, ihren Nachfolgern ein solides Fundament in Bezug auf Compliance-Praktiken zu vermitteln. Compliance ist in der heutigen Geschäftswelt nicht nur eine rechtliche Anforderung, sondern auch ein entscheidender Faktor für den Erhalt der Integrität und des Ansehens eines Unternehmens. Es geht dabei darum, sicherzustellen, dass alle Geschäftsaktivitäten und vertraglichen Vereinbarungen im Einklang mit gesetzlichen Bestimmungen, Unternehmensrichtlinien und Branchenstandards stehen. Ein Verständnis der Compliance-relevanten Bestimmungen in Verträgen durch die Nachfolger oder Vertreter ist entscheidend, um rechtliche Sanktionen zu vermeiden.

Nachfolger sollten darüber hinaus ein tiefes Verständnis der gesetzlichen Anforderungen entwickeln, die für das Unternehmen gelten. Dazu gehören unter anderem Kenntnisse zur DSGVO, arbeitsrechtlichen Vorschriften, branchenspezifischen Gesetze, Wettbewerbsrecht und internationalen Handelsbestimmungen. Sie müssen wissen, wie auf Verstöße reagiert wird, einschließlich der Durchführung von Untersuchungen und der Umsetzung von Korrekturmaßnahmen. Eine gründliche Dokumentation von Compliance-Prozessen und -Maßnahmen hilft dabei und ist für Unternehmen auch davon unabhängig unerlässlich, um bei rechtlichen Prüfungen nachweisen zu können, dass das Unternehmen seiner Sorgfaltspflicht nachkommt. Eine anwaltliche Begleitung hilft bei der Navigation durch das komplexe Geflecht gesetzlicher Anforderungen.

Handlungsfähigkeit bei Verhandlungen und Vertragsanpassungen

Nachfolger müssen Verträge schnell bewerten können, um bei Bedarf Nachverhandlungen zu führen oder Anpassungen vorzunehmen.
Etwa bei Dienstleistungsverträgen mit Kernkunden: Diese legen nicht nur fest, was geliefert wird, sondern auch, unter welchen Bedingungen Dienstleistungen erbracht werden, welche Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) erfüllt sein müssen und wie mit Leistungsabweichungen umgegangen wird. Fehlt der Zugriff, Überblick oder werden keine Verantwortlichkeiten für diese Bereiche festgelegt, behindert das das operative Geschäft, die Produktivität und eventuell sogar die Reputation des Unternehmens.

Vertrauensbildung bei Stakeholdern

Selbst wenn es zu keinen kritischen Problemen aufgrund der Nichtkenntnis von Vertragsinhalten kommt, ist die Kenntnis der Verträge wichtig für die Vertrauensbildung. Die Fähigkeit, sachkundig über Vertragsinhalte zu sprechen und informierte Entscheidungen zu treffen, stärkt das Vertrauen von Geschäftspartnern, Mitarbeitern und Investoren in die Führungskompetenz des Nachfolgers und in die Beständigkeit des Unternehmens.

Wichtigkeit der Aktualität und Anpassung von Verträgen

Als Berater mit Erfahrung im Bereich der Unternehmensnachfolge empfiehlt white ip | Patent & Legal in diesem Zusammenhang, dass Verträge regelmäßig überprüft und aktualisiert werden sollten, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen einer effizienten Übergabe, den Wünschen der aktuellen Inhaber und den gesetzlichen Vorgaben gerecht werden.

Bei Gesellschaftsverträgen etwa empfiehlt es sich, eine Nachfolgeregelung zu treffen. Um eine effektive Nachfolge- und Vorsorgeregelung zu gewährleisten, empfehlen sich etwa Bestimmungen zur Übertragung von Geschäftsanteilen, zur Ernennung von Nachfolgern und zu Entscheidungsprozessen im Falle eines unerwarteten Ausfalls eines Geschäftsführers oder Gesellschafters. Diese müssen im Einklang mit den aktuellen gesetzlichen Vorschriften stehen, einschließlich des Gesellschaftsrechts und des Erbrechts, und die steuerlichen Auswirkungen der Nachfolgeregelungen berücksichtigen. Nur so lassen sich eventuell unerwünschte Folgen für die Nachfolger zu vermeiden.

Auch Partnerschafts- oder Kooperationsverträge müssen auf Nachfolgeklauseln geprüft werden (insbesondere hinsichtlich sogenannter “Change-of-Control“ Klauseln). Hier könnte es zum Beispiel Regelungen geben, die das Ausscheiden eines Gründungspartners betreffen und die Notwendigkeit einer Neuverhandlung des Vertrags mit den verbleibenden oder neuen Partnern festlegen.

Es ist essenziell, dass Nachfolgeplanungen einen umfassenden Übergabeprozess für alle relevanten Dokumente und Verträge beinhalten und sicherstellen, dass diese aktuell und auf die neue Führung abgestimmt sind. Aus diesen Gründen ist es unerlässlich, dass Nachfolgeplanung und Dokumentenmanagement in Unternehmen Hand in Hand gehen.

Ein systematischer Ansatz, der sowohl die digitale Speicherung als auch die physische Sicherung von Verträgen umfasst, sollte integraler Bestandteil jeder Nachfolgestrategie sein. Einen Überblick über Ansätze und Lösungen dazu wird unser nächster Beitrag in dieser Serie geben.

Für ein persönliches Beratungsgespräch zur Unternehmensnachfolge und Vorsorgemanagement stehen Ihnen die Rechtsanwälte von white ip | Patent & Legal gerne sowohl online als auch vor Ort in Dresden zur Verfügung.