Im aktuell laufenden Projekt MAI TraiNET (SIAT) beschäftigen wir uns mit dem Thema Personal(entwicklung). Im eigens eingerichteten SIAT Newsroom behandeln wir aktuelle Trends und Entwicklungen aus dem Personal-Bereich – kompakt als Blogartikel zusammengefasst. Sie interessieren sich neben Composites, Faserverbund und Co. auch für solche Themen? Dann können Sie hier einen aktuellen Artikel lesen oder schauen Sie auch gerne mal im SIAT Newsroom vorbei.
Wie viel kostet ein Personalwechsel? – Welche Kosten bei Fluktuation auf ihr Unternehmen zukommen.
Wenn Mitarbeiter:innen aus Ihrem Unternehmen aussteigen, ist das fast immer mit Kosten verbunden. Wie hoch diese Kosten genau sind, wissen allerdings nur knapp 3% aller Unternehmen – obwohl der Personalwechsel im Tagesgeschäft Gang und Gäbe ist und oft teurer ausfällt als antizipiert. Besonders die indirekten Kosten werden häufig unterschätzt.
Sämtliche Kosten, die durch den Weggang alter und die Einstellung neuer Mitarbeiter:innen anfallen, werden als Fluktuationskosten bezeichnet. Welche einzelnen Ausgaben diese umfassen und wie Sie die Fluktuationskosten Ihres Unternehmens systematisch ermitteln und verringern können, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Alle Punkte, die Sie bei einem Personalwechsel beachten sollten, finden Sie außerdem zusammengefasst in unserer Checkliste.
Jetzt Checkliste kostenfrei downloaden!
Direkte & indirekte Fluktuationskosten – einfach erklärt!
Bei einem Personalwechsel fallen Kosten in unterschiedlichen Bereichen an. Häufig werden dabei jedoch nur die direkten Kosten betrachtet. Dabei fallen in all diesen Bereichen zusätzlich indirekte Kosten an.
Zu den direkten Fluktuationskosten gehören sämtliche sichtbaren Ausgaben. Das können beispielsweise die Kosten für Inserate, die Personalberatung oder Schulung der neuen Beschäftigten oder eine Abfindung an gekündigte Mitarbeitende sein.
Weniger intuitiv, doch genauso teuer schlagen indirekte Fluktuationskosten zu Buche. Diese beschreiben vorwiegend den zusätzlichen Zeit- und Personalaufwand in der Fluktuation von Mitarbeitenden, der benötigt wird, um beispielsweise Stellenausschreibungen zu verfassen, Bewerbungsgespräche durchzuführen oder ein neues Teammitglied einzuarbeiten.
Woraus setzen sich Fluktuationskosten zusammen?
Bei einem Personalwechsel gibt es vier wesentliche Kostenquellen:
- Austrittskosten:
Kosten für den Aufwand, der durch Weggang und Kündigung von Mitarbeiter:innen entsteht. Hierunter fallen administrative Tätigkeiten, aber auch das Nehmen von Resturlaubstagen oder das Zahlen von Entgeltfortsetzungszahlungen. - Recruitingkosten:
Kosten für das Bewerbungs- und Einstellungsverfahren neuer Mitarbeiter:innen, das die Schaltung von Stellenanzeigen, das Führen von Vorstellungsgesprächen sowie Hintergrundüberprüfungen umfassen. - Eintrittskosten:
Ist ein neues Personalmitglied gefunden, muss dieses in die neuen Aufgabenbereiche eingearbeitet werden. Dabei fallen Kosten für Schulungen und Mentorings sowie die Einrichtung und Ausstattung des Arbeitsplatzes an. Womöglich muss der neuen Kraft auch ein höheres Gehalt gezahlt werden. - Opportunitätskosten:
Diese Kosten sind weniger zu zahlende Geldbeträge denn ausfallende Gewinne: Durch den Weggang einer erfahrenen und die Einarbeitung einer unerfahrenen Arbeitskraft kommt es vorübergehend zu finanziellen Verlusten, da neues Personal nicht sofort so produktiv arbeiten kann. Die Opportunitätskosten beschreiben daher alle Umsatzeinbußen, die durch die Fluktuation entstehen.
Austrittskosten – ein Teammitglied beendet das Arbeitsverhältnis
Wenn es zu einer Kündigung eines Arbeitsverhältnisses kommt, beinhalten die direkten Austrittskosten etwa anfallende Resturlaubstage oder Entgeltfortzahlungen bei Freistellung. Häufig meldet sich eine Kündigung dadurch an, dass eine Arbeitskraft vermehrt Krankmeldungen einreicht – in diesem Fall müssen Sie für jeden Krankheitstag ein Defizit berechnen. Teilweise führt eine Kündigung zudem zu Abfindungen oder Anwalts- und Gerichtskosten, auch diese fallen unter die direkten Austrittskosten.
Die indirekte Austrittskosten fokussieren hingegen den Zeitaufwand für folgende Maßnahmen:
- Bearbeitung der Kündigung
- Führen von Exit-Gesprächen
- Ausstellen eines Arbeitszeugnisses
Recruitingkosten – ein neues Teammitglied finden
Um einen Neuzugang zum Unternehmen zu finden, müssen Sie zunächst auf die vakante Stelle aufmerksam machen und nach geeigneten Kandidat:innen suchen. Während die direkten Recruitingkosten sich zusammensetzen aus der Schaltung von Stellenausschreibungen und der Bezahlung von Personaldienstleister:innen oder Headhunter:innen, umfassen die indirekten Such- und Auswahlkosten folgende Aspekte:
- Verfassen von Stellenausschreibungen
- Sichten eingehender Bewerbungen
- Durchführen der Vorstellungsgespräche
Eintrittskosten – für das Onboarding des neuen Teammitglieds
Ist die Recruitingphase abgeschlossen, folgt ein meist langwieriger Prozess der Einarbeitung, der mehrere Wochen bis Monate andauern kann. Mit den folgenden direkten Eintrittskosten ist zu rechnen:
- Kosten für die Einrichtung des Arbeitsplatzes und den Erwerb von Softwarelizenzen
- Kosten für Schulungen und Weiterbildung
- Möglicherweise Zahlung eines höheren Gehalts für die Neubesetzung
Die indirekten Eintrittskosten beinhalten dagegen den Zeitverbrauch für folgende Vorgänge:
- Anmeldung eines neuen Teammitglieds
- Aufsetzen eines Arbeitsvertrags
- Erstellung eines Einarbeitungsplans und Mentoring-Programms
- Minderleistung des Neuzugangs aufgrund von anfänglicher Langsamkeit und mangelnder Erfahrung
Opportunitätskosten – die ausfallenden Gewinne
Je nach Branche, Unternehmen und genau zu besetzender Stelle fallen die Opportunitätskosten unterschiedlich hoch aus. Eine Aushilfe ist leichter zu ersetzen und einzuarbeiten als ein stellvertretender Geschäftsführer. Je nachdem, um welche Position es sich bei der Neubesetzung genau handelt, können also die Einbußen unterschiedlich gewichtig sein. Die Kündigung führt häufig durch folgende Faktoren zu Gewinnverlusten:
- Abbruch oder Pausieren angefangener Projekte
- Umstrukturierung innerhalb des Unternehmens und Neuverteilung der Zuständigkeiten
- Beeinträchtigung des Betriebsklimas und der Personalzufriedenheit
- Beeinträchtigung der Personalmotivation und der Arbeitseinstellung.
How-to: Fluktuationskosten berechnen!
Auf den Cent genau lassen sich Fluktuationskosten leider nicht berechnen. Mit der richtigen Herangehensweise ist jedoch eine recht genaue Schätzung möglich, die zur Planung verwendet werden kann. Hierfür wird zunächst die Fluktuationsrate benötigt. Diese bezeichnet das Verhältnis der Anzahl der Mitarbeiter:innen, die in einem bestimmten Zeitraum aus einem Unternehmen ausscheiden, zu der durchschnittlichen Anzahl der Gesamtmitarbeiter:innen in diesem Zeitraum. Sie wird in Prozent ausgedrückt und lässt sich anhand einer einfachen Faustformel berechnen – diese finden Sie in unserer Checkliste für den Personalwechsel.
Jetzt Checkliste kostenfrei downloaden!
Grundsätzlich kann man pro Fluktuationsfall von Kosten zwischen 90 und 150 Prozent des Jahresgehalts (brutto) der ausscheidenden Mitarbeiter:innen ausgehen. Um genauere Ergebnisse zu erhalten, ist eine Analyse Ihres Unternehmens notwendig:
- Überlegen Sie, welche Kosten in Ihrem konkreten Fall anfallen werden und wie viel Zeit das übrige Personal für den Weggang und Neuzugang investieren muss.
- Sammeln Sie Daten. Wie viele Mitarbeiter:innen haben Ihr Unternehmen verlassen? Welche Gründe gab es dafür? Wie hoch waren die direkten und indirekten Kosten für deren Ausscheiden und die Einstellung neuer Mitarbeiter:innen?
- Berechnen und bewerten Sie die Ergebnisse. Analysieren Sie, wie sich diese Kosten auf die finanzielle Gesundheit und Leistung Ihres Unternehmens auswirken.
How-to: Fluktuationskosten reduzieren!
Um die Fluktuationskosten zu verringern, ist der einfachste Schritt, die Fluktuationsrate zu senken. Dies gelingt besonders durch eine gute Personalbindung: Je wohler sich Ihr Personal fühlt, desto weniger Personen werden Ihr Unternehmen verlassen und desto mehr Fluktuationskosten werden von vornherein verhindert.
- Regelmäßige Personalgespräche ermöglichen Ihnen, den Motivationsgrad Ihrer Mitarbeiter:innen zu erfahren und Unzufriedenheit vorzubeugen.
- Geben Sie Ihrem Personal individuelles Feedback zu bestimmten Aufgaben. So wissen Ihre Mitarbeiter:innen, was von ihnen erwartet wird, und können ihre Leistung entsprechend anpassen.
- Halten Sie regelmäßige Teambesprechungen, um Vertrauen zu schaffen und der Gerüchteküchen vorzubeugen.
- Investieren Sie in die Weiterbildung Ihres Personals! Dies stärkt die Bindung zu Mitarbeitenden, erhöht die Zufriedenheit und Loyalität und Mitarbeiter:innen fühlen sich im Unternehmen wertgeschätzt und gefördert.
Manche Fluktuationen werden dennoch stattfinden. In diesen Fällen ist eine strategische Herangehensweise notwendig, um anfallende Kosten und Verluste zu minimieren:
- Eine schnelle Reaktion auf die Kündigung kann das Zeitfenster minimieren, in dem es zu Verlusten kommt. Beginnen Sie möglichst schnell damit, nach einer neuen Arbeitskraft zu suchen.
- Sorgen Sie für eine systematische Einarbeitung der neuen Arbeitskraft, damit der Praxisablauf so wenig wie möglich gestört wird.
- Planen und strukturieren Sie Ihre Bewerbungsinterviews, um Beurteilungsfehler zu vermeiden und einen möglichst passenden Neuzugang zu finden.
- Pflegen Sie einen Pool von potenziellen Kandidat:innen, die bereits für Ihr Unternehmen qualifiziert sind oder die Sie in der Vergangenheit in Betracht gezogen haben.
Fluktuation vorbeugen: Mitarbeiter:innen Möglichkeiten zu Weiterbildung & Entwicklung bieten
Eine der effektivsten Methoden, um die Fluktuation von Mitarbeiter:innen zu reduzieren, besteht darin, ihnen kontinuierliche Möglichkeiten zur Weiterbildung und persönlichen Entwicklung zu bieten. Durch solche Angebote spüren die Angestellten nicht nur, dass ihre berufliche Zukunft und ihr Wachstum im Unternehmen eine Priorität haben, sondern sie fühlen sich auch wertgeschätzt und motiviert. Investitionen in Fortbildungsmaßnahmen sind nicht nur eine Investition in die eigenen Fähigkeiten, sondern auch in die Zukunft und Wettbewerbsfähigkeit des gesamten Unternehmens. Es schafft eine Kultur des Lernens, fördert die Personalbindung und stärkt das Teamgefühl. Insgesamt führt dies zu zufriedeneren, engagierteren Mitarbeiter:innen, die eher geneigt sind, langfristig im Unternehmen zu bleiben.
SIAT bietet hier die ideale Möglichkeit – lesen Sie mehr darüber, was SIAT eigentlich ausmacht und kontaktieren Sie uns jederzeit gerne!
